Was da ist. Was wohin geht.

Das eine Prinzip

Jede Pan hat im Lager eine Nummer, zum Beispiel hpl-0052. Die Nummer steht nicht am Instrument – kein Aufkleber, nichts eingraviert. Sie ist nur ein Eintrag in der Liste. Bei gleichen Pans (gleiches Modell, gleiche Stimmung, gleiche Frequenz) nimmst du irgendeine aus dem Regal. Das Lager vergibt die Nummer, das Zertifikat trägt sie.

1. Eine Bestellung packen und verschicken

1. Die Bestellung ist schon da. Wer im Shop bezahlt oder im Portal bestellt, steht im Reiter Packen. Du musst nichts holen.
2. Pan aus dem Regal nehmen. Richtige Stimmung, richtige Frequenz (440 oder 432 Hz). Das ist der einzige Punkt, an dem du genau hinschaust.
3. Zertifikat ins Paket legen. Die Nummer schlägt das Lager vor.
4. Etikett drücken und drucken, sobald die Pan im Paket ist. Damit ist die Bestellung zugleich bestätigt und versendet: Shop und Portal bekommen die Sendungsnummer, die Kundin ihre Versandmail.

Mehrere Bestellungen auf einmal: Oben im Reiter Packen steht Packzettel drucken. Zurück am Rechner trägst du unter Nachtrag nach der Fahrt ein, was raus ist.

2. Pan, Ständer und Zubehör

• Zubehör mit Pan (Tasche, Öl, Buch, EVATEK …) kommt mit ins Pan-Paket.
• Ständer gehen nie ins Pan-Paket. Du siehst dann zwei Karten: „Paket 1 von 2“ (Pan mit Zubehör) und „Paket 2 von 2“ (Ständer). Jedes Paket bekommt sein eigenes Etikett.
• Nur Zubehör: ein Paket; du wählst die Paketart („bis 5 kg“ oder „bis 10 kg“), das errechnete Gewicht ist nur ein Hinweis.
• Brief, Maxibrief oder Päckchen: frankierst du von Hand mit Briefmarken und drückst Frankiert und versendet. Kein DHL-Etikett. Die Anschrift musst du nicht schreiben: Adressetikett drucken setzt sie auf denselben Bogen wie die DHL-Etiketten, in das Feld, das du wählst (mit 100 % drucken).
• Zubehör in Bestellungen von Partnerinnen (VF-…) läuft genauso: Kleinteile kommen ins Pan-Paket, Ständer bekommen ein eigenes Paket, nur Zubehör ist ein Paket. Was du erledigst, erfährt das Portal von selbst, und das Lager zieht das Zubehör vom Shopify-Bestand ab.

Das Gewicht aus Shopify ist nur ein Hinweis; aufs Etikett kommt fest 4900 g (bis 5 kg) bzw. 9900 g (bis 10 kg). Du musst nichts wiegen.

3. Ohne Paket: übergeben, abgeholt, schon da

• Shop-Bestellung, Kundin holt ab oder eine Partnerin hat die Pan übergeben: Anders erledigt … → Nicht versendet – übergeben oder abgeholt. Geht nur ein Teil raus (zum Beispiel nur der Ständer), wählst du das nur bei der Karte, die nicht verschickt wird.
• Teilversand: Hat die Partner:in die Pan schon übergeben und nur der Ständer oder das Zubehör kommt aus Balingen, hakt das Lager die Pan von selbst ab – du packst nur das Paket aus Balingen. Steht dort „Lieferadresse ist die Anschrift der Partner:in“, frag erst nach und drück dann Trotzdem an diese Adresse.
• Welches Stück? Stehen bei der Partner:in mehrere passende Pans, wählst du beim Abhaken das Stück, das sie übergeben hat.
• Bestellung einer Partnerin (VF-…), Pan wird persönlich übergeben: Bestätigen und rausgeben mit dem Tag der Übergabe, danach Versendet ohne Etikett. Bestätigen heißt „eingepackt“, nicht „Nummer geprüft“ – welche Nummer rausgeht, schlägt das Lager vor.

4. Später verschicken

Steht in der Notiz „Versand ab …“ oder „bitte erst ab dem 20.“, wartet die Bestellung auf der Wiedervorlage und taucht am richtigen Tag wieder auf.

5. Aus Versehen abgehakt

Fehlt an einer schon erledigten Bestellung noch ein Teil (zum Beispiel der Ständer), steht unter Zuletzt erledigt bei diesem Artikel der Knopf … doch versenden. Dafür entsteht ein eigenes Paket unter Packen – dort das Etikett holen.

6. Wenn etwas zurückkommt

1. Im Reiter Packen steht unter Rückläufer erwartet, was zurückkommt.
2. Auspacken, kurz anschauen.
3. Rückläufer buchen: in Ordnung, oder Mangel mit Vermerk. Die Pan steht damit wieder im Lager, Shop und Portal erfahren es von selbst.

7. Wenn eine Pan gestimmt werden muss

1. Im Reiter Packen unter Stimmvorgänge den Vorgang öffnen. Eingang bestätigen – mit zwei Fotos.
2. Etikett zum Stimmen drucken. Die Anschrift steht schon drin.
3. Kommt die Pan zurück: Zurück vom Stimmen – einbuchen.
4. Etikett an die Kundin drucken und verschicken.

Wer die Pan stimmt, steht in keinem Dokument und keiner Mail. Nach außen heißt es nur „beim Stimmen“.

8. Mieten

Unter Instrumente → Mieten stehen alle vermieteten Pans. Leg bei einer Miete einen Zettel mit der MV-Nummer ins Paket, damit wir den Rückläufer sofort zuordnen können.

Was du nie tun musst

• Bestandszahlen in Shopify ändern – das macht das Lager.
• Das Portal informieren – das geht von selbst.
• Anschriften abtippen – alles steht schon drin.
• Sichern – das Lager sichert selbst.

Aufträge von Max

Manchmal soll ein Instrument zu einer Partnerin, ohne dass sie bestellt hat – als Vorführinstrument oder als Kommission. Max legt dafür im Reiter Aufträge fest, wer was bekommt: eine bestimmte Nummer oder ein Modell mit Frequenz und Menge. Im Reiter Packen steht der Auftrag dann in der Karte Aufträge – wie eine Bestellung: Instrument nehmen, Beleg drucken und ins Paket legen, dann Im Portal buchen – dann Etikett; welche Nummer rausgeht, legt das Lager fest. Mit diesem Klick bucht das Portal – die Partnerin sieht das Instrument danach in ihrem Bereich. Verschickt ist damit noch nichts: Danach steht die Pan im Packen mit Etikett oder „Versendet ohne Etikett“. Ist ein Einzelstück nicht mehr frei (vergeben, gesperrt, unterwegs), steht das rot da: Max Bescheid geben. Fehlt für ein Modell ein freies Stück, ist die Zeile gesperrt und sagt, ob eine Lieferung kommt.

Ein Auftrag kann mehrere Positionen haben („Pos. 1 von 3“). Jede Position führst du für sich aus. Passt nicht alles auf einmal ins Auto, nimm die Häkchen bei den Stücken weg, die später kommen, und drück Nur die angehakten – Teil ausführen; der Rest bleibt offen.

Solange ein Auftrag offen ist, ist seine Nummer vorgemerkt: Der Shop wählt sie nicht, beim Packen wird sie nicht vorgeschlagen, und unter Instrumente fehlen Vermieten und Abgang. Aufträge stehen auch auf dem Packzettel und im Nachtrag.

Wenn neue Ware kommt

Bestellt Max Instrumente bei der Makerin, trägt er das im Reiter Zulauf ein: welches Modell, welche Frequenz, wie viele, bestellt am. Schickt sie los, kommt das Datum dazu (Losgeschickt).

Kommt die Lieferung an:

1. Den Zulauf öffnen, Eingetroffen drücken.
2. Jedes Instrument bekommt jetzt seine Nummer in der Liste. Ins Regal damit — nichts dranmachen, nichts beschriften.

Vertan? Unter Mehr → Bearbeiten lassen sich Positionen, Mengen, Preise und Fracht auch nachträglich ändern. Vor dem Eintreffen geht das frei. Danach legt eine höhere Menge sofort Nummern an, und eine niedrigere nimmt die höchsten Nummern wieder heraus – aber nur solche, die das Lager nie verlassen haben. Ein anderes Modell für die Position übernehmen nur Instrumente, die noch das alte tragen; einzeln korrigierte bleiben, wie sie sind. Das Lager zeigt vor dem Speichern, welche Nummern betroffen sind.

Ab diesem Moment kann der Shop sie verkaufen. Vorher zählt das Lager sie als „erwartet“ – der Shop bietet sie nicht als Lagerware an. Modelle, die Shopify „weiterverkauft“ (auf Bestellung), bleiben trotzdem bestellbar; das steht in Shopify an der Variante, nicht im Lager.

Ein Instrument nachtragen

Liegt hier ein Instrument, das im Lager fehlt – aus der Zeit vor der Ist-Aufnahme, ein Rückkauf, ein Fundstück –, trägst du es im Reiter Instrumente mit Instrument nachtragen ein.

1. Das Modell aus der Liste wählen, dazu Frequenz, Zustand und Standort. Bei einem Einzelstück (Prototyp, Ausstellungsstück) beschreibst du stattdessen, was es ist.
2. Liegen mehrere gleiche da, die Stückzahl eintragen. Jedes bekommt seinen eigenen Datensatz und seine eigene Nummer – die vergibt das Lager.
3. Deinen Namen und den Anlass eintragen. Bei jedem Instrument steht danach „nachgetragen am … durch …“.

Eine Bestandszahl setzt du damit nicht: Du legst Instrumente an. Zum Zählen gibt es Zählen an der Kachel (siehe unten). Fehlt ein Modell in der Liste, legt Max es zuerst in „Modelle & Preise“ an – neue Modellnamen entstehen hier nicht. Partner-Pans kommen nicht von dort, sondern aus der Shop-Collection ‚partner-pans‘: Steht ihre Variante dort, steht sie auch in der Liste. Vertippt? Solange an dem Instrument nichts hängt, nimmt Aktionen → Nachtrag zurücknehmen es wieder heraus.

Pans bei Partner:innen eintragen

Was bei den Partner:innen steht, pflegst du im Reiter Instrumente → Bei Partner:innen – oder direkt in der Karte: Partner:in antippen (Pin oder Ortsliste), Pan eintragen. Die Liste zeigt je Partner:in alles: Bestellungen, Vorführinstrumente mit Anzahlung, Kommissionsinstrumente und das Eigentum der Partner:in; die Karte zeigt dasselbe je Ort. Das Portal zeigt jede Änderung sofort unter „Instrumente bei dir“; die Partner:in sieht „Stimmt das?“ und kann „Stimmt nicht“ mit einem Satz sagen – dann steht es hier bei der Pan.

• Wem gehört die Pan? Vorführinstrument mit Anzahlung – die Partner:in hat angezahlt; im Portal ist das der Altbestand, den Betrag trägt das Werkzeug nach. Nur für Bestand, der schon dort steht und noch nirgends erfasst ist: Neue Fälle laufen als Bestellung (im Werkzeug „Bestellung anlegen“ oder hier im Reiter Aufträge). Hat die Partner:in dieses Modell gerade offen bestellt, lehnt das Lager ab – die Pan gehört zu der Bestellung, zuweisen über Packen. Kommission (ohne Anzahlung) – gehört uns und steht nur bei der Partnerin (Vertrag § 4a); Partner-Pans laufen in der Regel als Kommission, das ist die Vorgabe im Dialog. Eigentum der Partner:in – ihre eigene hpl-Pan, ohne Lager-Nummer; zählt nirgends als unser Bestand.
• Woher kam die Pan? Das fragt das Lager bei jeder unserer Pans, ohne Vorgabe. Aus Balingen: Das Lager wählt den Datensatz selbst – das älteste passende Stück nach Modell, Frequenz und Farbe, verkaufsfähige vor ungeprüften vor Mangel-Stücken – und zieht ihn zur Partner:in um; die Kachel zählt sofort eins weniger. Stehen im Haus verschiedene Farben, musst du die Farbe eintragen („ohne Farbe“ geht auch). Steht das Stück auf einem gedruckten Packzettel oder warten Vorbestellungen, Reservierungen oder Aufträge auf das Modell, sagt es das Lager vorher – umziehen geht trotzdem, danach neuen Zettel drucken. Nicht aus Balingen: Es entsteht eine neue Nummer. Eine Nummer tippst du nirgends ein – an den Handpans steht keine, die vergibt das Lager.
• Geld gehört nicht hierher: Einen bezahlten Betrag trägt das Werkzeug nach. Rechnungen entstehen nicht; neue Vorführinstrumente mit Rechnung laufen über Aufträge und Packen.
• Abgleich Werkzeug ↔ Lager (seit v74): Knopf oben unter Bei Partner:innen. Er zeigt alle Einträge aus dem Werkzeug ohne Lager-Nummer, je Modell und Frequenz, und daneben, wie viele passende Stücke frei im Haus stehen (im Lager, im Laden). Je Zeile wählst du: aus Balingen (das Lager nimmt das älteste passende Stück und bucht es bei der Partner:in), nicht aus Balingen (neue Nummer, die Pan war nie hier) oder offen lassen – vorausgewählt ist nichts. Steht im Werkzeug keine Frequenz, wählst du sie in der Zeile; stehen im Haus verschiedene Farben, auch die Farbe. Mehr „aus Balingen“ als frei im Haus geht nicht. Erst Vorschau: das Lager rechnet, welche Nummer jede Zeile bekommt. Dann Abgleich buchen: vorher eine Sicherung, je Zeile erst das Lager, dann das Portal (wie „Lager-Nummer vergeben“). Einträge mit Miete, Mitnahme, Rückgabe oder Versand über Packen stehen ohne Auswahl da – die klärst du einzeln.
• Korrigieren über das Menü „…“: Lager-Nummer vergeben (für Einträge aus dem Werkzeug – mit derselben Frage „Woher kam die Pan?“), Bearbeiten, Kommission zu einer anderen Partner:in, Rückläufer, „Stimmt nicht – entfernen“. Hängt schon etwas daran (Vermittlung, Miete, Rückgabe), bleiben Modell und Nummer.
• Portal-Meldung offen: War das Portal nicht erreichbar, steht es so in der Liste – „Erneut ans Portal senden“ oder „Zurücknehmen“. Bei einer Korrektur heißt der zweite Knopf „Nur im Lager lassen“: Die Pan bleibt als Korrektur bei der Partner:in, nur die Meldung fällt weg.
• Steht schon bei Partner:in (Korrektur): Über das Menü „…“ einer Pan im Haus, wenn sie in Wahrheit schon bei einer Partner:in steht. Mit Auch im Portal eintragen (Vorgabe: Ja) geht sie über denselben Weg wie „Pan eintragen“ ins Portal: Kommission und Eigentum direkt, Vorführinstrument mit Anzahlung als Altbestand – den Betrag trägt das Werkzeug nach („Betrag fehlt“). Partner-Pans nur als Kommission. Steht die Nummer im Portal schon bei dieser Partner:in, wird nichts doppelt angelegt; steht dort ein Eintrag dieses Modells ohne Nummer, fragt das Lager, welcher es ist; steht sie bei einer anderen Partner:in, bucht das Lager nichts. Klappt die Meldung nicht, bleibt die Korrektur stehen und die Liste zeigt „im Portal nicht eingetragen – bitte erneut senden“.
• Ein Stellplatz zählt nirgends im Haus: Was bei einer Partner:in steht, wird beim Packen nie vorgeschlagen, steht auf keinem Packzettel und zählt weder für den Shop noch für die Verfügbarkeit im Portal.

Kachel (seit v74): Oben stehen vier Zahlen: im Lager · im Laden · bei Partner:innen · erwartet. Im Lager und im Laden zählt alles, was hier im Haus ist (verfügbar, ungeprüft, Mangel) – genau das, was du beim Zählen siehst. Was davon nicht frei ist, steht darunter („davon 1 gesperrt, 1 mit Mangel“). Bei Partner:innen zählt, was uns gehört und bei einer Partner:in steht (Kommission, Vorführinstrument). Aufgeklappt sagt jede Nummer, wo sie ist: im Lager, im Laden oder bei [Name].

Zählen (Ist-Aufnahme)

Für die Ist-Aufnahme brauchst du kein Formular. Im Reiter Instrumente hat jede Kachel den Knopf Zählen: Trag ein, wie viele Instrumente dieses Modells in dieser Frequenz du im Lager und im Laden siehst. Nummern brauchst du nicht – an den Handpans steht keine, die vergibt das Lager. Ein Modell ohne Bestand zeigt die Liste, wenn du auch Modelle ohne Bestand anhakst.

• Mehr als im Lager: Die fehlenden legt das Lager mit neuen Nummern an, Vermerk „nachgetragen … Ist-Aufnahme“. Du wählst, ob sie verfügbar, ungeprüft oder mit Mangel sind.
• Weniger als im Lager: Du wählst den Grund – verkauft, verliehen, nicht auffindbar. Die überzähligen gehen als Abgang heraus, gelöscht wird nichts. Das Lager nimmt dafür nur Nummern, an denen nichts hängt. Hängt an zu vielen etwas, sagt es das je Nummer mit dem Grund (zum Beispiel „hpl-0049 – gesperrt (Vorführung intern)“, „vorgemerkt für Auftrag …“, „Shop-Bestellung #…“, „Verlauf: ‚Rückläufer‘ am …“) und ändert gar nichts. Reine Verwaltung zählt dabei nicht als „hängt etwas“: Umbenennung der Partner-Pans, früheres Sperren und Entsperren, „nicht für Partner“ und zurück (seit v73).
• Offene Einträge im Werkzeug (seit v74a für jedes Modell): Stehen für das Modell im Werkzeug Einträge ohne Lager-Nummer bei Partner:innen (Kommission oder Vorführinstrument mit Anzahlung), bucht das Zählen fehlende Stücke nicht ab – sie stehen vermutlich dort. Erst zuordnen: Instrumente › Bei Partner:innen › Abgleich Werkzeug ↔ Lager (oder einzeln „…“ am Eintrag › Lager-Nummer vergeben › aus Balingen), dann zählen. Ist das Portal nicht erreichbar, bucht das Zählen gar nichts ab. Mehr zählen und umstellen geht weiter.
• Nur falsch verteilt: Das Lager stellt zwischen Lager und Laden um.

Bevor etwas passiert, zeigt das Lager, welche Nummern neu entstehen, herausgehen oder umgestellt werden. Kosten wie Einstandspreis oder Fracht spielen beim Zählen keine Rolle.

Ein Instrument sperren

Sperrgründe zur Auswahl: „eigenes Instrument“, „Vorführung intern“ und seit v73 „muss gestimmt werden“; einen eigenen Grund kannst du eintippen. Mangel sperrt automatisch (seit v73): Wer ein Stück auf Mangel prüft oder mit Mangel anlegt (Nachtragen, Zählen, Ist-Aufnahme), bekommt die Sperre „Mangel (automatisch)“. Prüfst du es später „verfügbar“, fällt sie von selbst weg. Eine Sperre, die schon vorher mit anderem Grund bestand, bleibt unverändert – die korrigierst du von Hand. Ein Abgang „sonstig“ (etwa Retour Werkstatt) geht trotz Mangel-Sperre. B-Ware: Willst du ein Stück mit Mangel bewusst verkaufen, gehst du über „…“ → Als B-Ware freigeben mit Pflichtvermerk. Es ist dann verfügbar, nicht für Partner, zählt nicht im Shopify-Bestand des Modells und wird nie automatisch gewählt – nur, wenn du genau dieses Stück zuweist oder es als Shop-Einzelstück anlegst.

Jedes Stück hat im Reiter Instrumente zwei Schalter: Kachel aufklappen, bei der Nummer antippen. Damit gibt es drei Stufen:

• Nichts gesetzt – überall verfügbar: im Shop, im Laden und für Partnerinnen.
• Nicht für Partner heißt „nur nicht über das Portal“: Laden und Online-Shop bleiben verfügbar, das Instrument ist ganz normal verkäuflich und mietbar und zählt im Shopify-Schreiblauf mit. Aber keine Partnerin kann es bestellen oder als Vorführinstrument oder Kommission zu sich holen, und im Portal zählt es nicht als verfügbar.
• Gesperrt heißt „für niemanden“: nicht im Shop, nicht zur Miete, nicht zu einer Partnerin – etwa eigene Instrumente oder die Dauerausstellung.

Ein Tipp stellt den Schalter sofort um und fragt nach dem Grund. Ein Tipp auf einen Vorschlag speichert; einen eigenen Grund tippst du ein und speicherst mit Enter oder Speichern, × nimmt es zurück. Der Grund steht danach in der Zeile, die Zahlen der Kachel ändern sich sofort, das Portal folgt nach spätestens etwa 90 Sekunden. Entsperren ist ein Tipp ohne Rückfrage. Beide Schalter lassen sich kombinieren; in der Zeile siehst du auf einen Blick, welcher gilt.

Einzelstücke und Sondermodelle

Die Modellliste pflegt Max im internen Werkzeug unter Modelle & Preise – das Lager hat keine eigene. Dazu zählt als Modell, was eine eigene Shopify-Variante hat: von Hand unter Einstellungen gepflegt oder aus der Shop-Collection „partner-pans“ (Partner-Pans stehen seit Portal v203 nie in „Modelle & Preise“). Steht das Modell eines Instruments in keiner der beiden, läuft es als Einzelstück: Stücke mit eigenem Shopify-Produkt, Prototypen und Stücke der Serie „Einzelstück“ mit eigener Karte, andere Sondermodelle mit einer Karte je Modell, die aufgeklappt die Nummern zeigt. Einzelstücke zählen in keinem Modell – nicht für den Shop und nicht fürs Portal – und erscheinen deshalb auch nicht als Meldung.

Shopify-Produkt eines Einzelstücks (seit v72): Trägt eine Variante in Shopify die SKU hpl-####, gehört sie zu genau dem Stück mit dieser Nummer – egal in welcher Collection. Die Karte zeigt dann Bild, Titel, Preis und den Shopify-Status (aktiv, nicht gelistet, Entwurf, archiviert). Ein archiviertes Produkt macht kein Einzelstück: Das Stück läuft dann wieder nach seinem Modell. Steht eine Nummer an zwei Produkten, steht das als Prüfhinweis über dem Abschnitt und an der Karte. Hat eine Nummer kein Shopify-Produkt, steht das leise an der Karte – ein Hinweis, kein Fehler.

Das ist eine Einordnung, keine Behebung. Soll ein Sondermodell als Modell zählen, legt Max es in „Modelle & Preise“ an; dann zählt es von selbst wieder mit. Eine Partner-Pan dagegen: In Shopify zur Collection ‚partner-pans‘ hinzufügen – dann zählt sie als Modell. Der Variantenname muss dafür dem Modellnamen im Lager entsprechen. Die Karte sagt, woran es liegt: fehlt in partner-pans, steht drin, ist aber Entwurf (zählt erst, wenn das Produkt aktiv oder nicht gelistet ist) oder Name passt nicht – dann steht der Shopify-Name daneben. Auch ein anderer Strich (- statt –) ist ein anderer Name. Im Zulauf heißt die freie Eingabe deshalb „Sondermodell oder noch nicht im Intern“.

Zählen je Nummer: Einzelstücke und Sondermodelle haben einen eigenen Knopf Zählen. Ein Unikat zählt man nicht, man bestätigt es: je Nummer „da – im Lager“, „da – im Laden“ oder „nicht da“. Stimmt der Ort nicht, stellt das Lager um; „nicht da“ wird ein Abgang mit Grund (verkauft, verliehen, nicht auffindbar) – nur bei Nummern ohne Vorgeschichte, gelöscht wird nichts. Neue Nummern entstehen dabei nie; ein Stück ohne Nummer trägst du über „Instrument nachtragen“ ein. Stücke eines Modells zählst du an der Kachel.

Bestand nach Shopify schreiben

Das Lager weiß als Einziges, was wirklich da ist. Deshalb schreibt es die Zahlen in den Shop, nicht umgekehrt — und deshalb ändert niemand mehr Bestandszahlen im Shopify-Admin von Hand. Was dort steht, wird beim nächsten Schreiblauf überschrieben.

Im Reiter Überblick steht unter Shopify-Bestand der Schreibplan: je Variante, was Shopify heute sagt, was das Lager weiß, und die Differenz. Der Knopf Nach Shopify schreiben setzt die Lager-Zahlen in den Shop. Er weigert sich, wenn er etwas auf null setzen würde, ohne dass ein Verkauf oder Rückläufer dahintersteht — dann meldet er es, statt zu schreiben. Und er bleibt gesperrt, solange Shopify für ein Modell in einer Frequenz Instrumente führt, von denen das Lager nichts weiß – kein einziges Instrument und kein Zulauf für genau dieses Modell in dieser Frequenz. Die Sperre nennt das Modell; nach dem Nachtragen oder dem Eintragen des Zulaufs geht sie von selbst auf.

Offene Bestellungen zählen immer mit. Vorbestellungen ohne Stück ziehen ab, und was Shopify als offen führt, aber das Lager nicht kennt, auch – das prüft das Lager bei jedem Lesen und stündlich („Offene Bestellungen prüfen“ fragt sofort). Bei Varianten mit „Weiterverkaufen“ (auf Bestellung) ist 0 normal, dort gibt es keinen Null-Schutz; offene Vorbestellungen stehen dort als Minus. Nimmt Shopify kein Minus an, bleibt Shopifys eigener Wert stehen. Die Miete bietet nie mehr an, als frei in Balingen steht.

Zubehör

Im Reiter Zubehör steht alles, was im Shop aktiv ist und kein Instrument ist: Ständer, Taschen, Pflege, Bücher. Die Zahl kommt live aus Shopify – beim Zubehör ist Shopify die Wahrheit, jeder Verkauf zieht dort selbst ab. Nummern gibt es hier keine. Nicht in der Liste: Gutscheine, Mieten, Instrumente und Einzelstücke, und alles mit Druck auf Bestellung (Tag SPOD, etwa T-Shirt und Cap) – das ist nie Lagerware. Was fehlt und warum, steht unter „Nicht in der Liste“.

Oben „Eingetragen durch“ ausfüllen, dann je Zeile: Ist-Bestand – gezählt, die Zahl ersetzt die in Shopify; hat Shopify inzwischen verkauft, lehnt es ab und die Liste lädt neu, dann noch einmal zählen. Wareneingang – die Menge kommt dazu. Bruch – die Menge geht ab, mit Notiz. Jede Buchung schreibt sofort nach Shopify und steht unter „Letzte Buchungen“. Rot heißt: Shopify steht unter null – nicht einzeln korrigieren, das klärt die Ist-Aufnahme. Anders als bei den Instrumenten dürfen Zubehör-Zahlen auch im Shopify-Admin geändert werden; das Lager überschreibt sie nie von selbst.

Einordnung unbekannter Artikel

Kennt das Lager einen Artikel aus Shopify (Collection, Serie, Typ), ordnet es ihn seit v37 von selbst als Paket, Päckchen, Maxibrief oder Brief ein – nach dem Gewicht, das Shopify liefert. Nur wenn das nicht reicht, fragt es einmalig Paket, Päckchen, Maxibrief oder Brief? bzw. bei einem ganz unbekannten Artikel Was ist das? – Zubehör oder Instrument. Beide Antworten merkt sich das Lager an der Shopify-Variante (Einstellungen) und gelten ab dann für jede weitere Bestellung. „Instrument“ bleibt bewusst Handarbeit: Abgang unter Instrumente buchen, damit kein unbekanntes Instrument still als Zubehör durchgeht.

Versicherung und Etikettenbogen (Avery 3483)

Versicherung: Pakete gehen als normales DHL-Paket raus. Bei jedem Etikett gibt es den Schalter Höher versichern — der steht auf „nein“ und bleibt dort, außer jemand hat etwas anderes gesagt.

Paketart: Die Paketart („bis 5 kg“ oder „bis 10 kg“) wählst du im Etikett-Dialog; das Gewicht aus Shopify steht nur als Hinweis daneben (siehe „Pakete und Paketart“). Brief, Maxibrief und Päckchen frankierst du von Hand, die Preise der Paketklassen stehen unter Einstellungen.

Etiketten auf Avery 3483: Steht unter Einstellungen das Etikettformat „A4 · Avery 3483“, fragt das Lager vor jedem Druck, welches der vier Felder noch frei ist (oben links, oben rechts, unten links, unten rechts) – das Etikett kommt genau dorthin. Vorgeschlagen ist das Feld nach dem zuletzt gedruckten; das merkt sich nur dieser Browser, nicht das Lager. Stimmt der Vorschlag nicht, tippst du ein anderes Feld an. Mehrere auf einmal: im Reiter Packen Etiketten von heute drucken – ab dem gewählten Feld der Reihe nach, bis zu vier je Blatt. Den Bogen nicht drehen, mit 100 % drucken.

Etikett im falschen Format erzeugt (z. B. A4 quer)? Unter Packen bei der Sendung oder unter Shop-Bestellungen → „Zuletzt erledigt“: Für Bogen neu holen (Avery 3483). Das Lager holt dieselbe Sendung noch einmal bei DHL – gleiche Sendungsnummer, kein neues Etikett – und setzt sie in das Feld, das du wählst. Mit 100 % drucken. Ist die Sendung bei DHL schon abgeschlossen, sagt das Lager es.

Im Überblick steht die Karte Meldungen (rote Box). Jede Zeile sagt, was nicht stimmt und was zu tun ist. Passt alles, drückst du Erledigt. Eine Shop-Bestellung mit Problem verschwindet auch von selbst, sobald ein Abgang mit derselben Bestellnummer gebucht ist. Wenn du nicht weißt, was eine Meldung bedeutet: nicht raten, nicht wegklicken, Max fragen. Es geht nichts kaputt, wenn etwas einen Tag steht.